たとえば、旅費交通費で考えてみますと、通常単なる旅行は経費にはなりません。しかし同じ旅行でも、視察が目的の旅行ならば、現地までの交通費や滞在費用などは経費として認められる可能性があります。もちろん、経費として認められる理由は、「仕事のためにつかった」と証明するからです。同じ旅行でも、その内容によって取り扱いが全くかわってきます。

このように経費として認めてもらうことを証明するのに使われる「領収書」や「ㇾシート」ですが、実務上は次のようなケースが存在しています。

次のような場合はどうなるかを考えてみたいと思います。

• 白紙の領収書又は発行された領収書に手を加える

昔は、「領収書には金額を書かないで」なんて言って後で自分で記入して経費にしたり、精算したりということがたまにあったみたいですが、「文書偽造」「脱税」「業務上横領罪」等完全な「犯罪行為」になりますので、注意して下さい。また、このような領収書が一枚あれば他の領収書や帳簿まで全て疑いの目をもたれたしまします。

• カード明細やパソコン上の明細は領収書の代わりになるの

厳密には領収書とは代金を受け取った人が発行する「入金を証明する書類」です。したがって、代金を受け取った人以外が発行するものは領収書とはいえません。しかしカード名さやネット通販等の取引画面明細等でも領収書の代わりとして経費を証明するものとして扱われています。その理由は、下手な領収書よりも情報量が多く、「仕事のために使った」という証明ができればよいということになります。

• 支払った金額の一部だけの領収書

合計５万円の飲食代を４人で分けて支払ったとき、領収書が一枚だと困りますよね。このような場合は、４で割った１万２５００円の領収書を作ってもらえば、大丈夫です。支払った合計金額の一部だけの領収書をもらうということは悪いわけではありません。

経費を増やせば、課税される所得が減り、結果的に税金を安く抑えることができます。しかし、だからといって節税をするために経費を使えばいいということにはなりません。

極端な経費使用は、金融機関からの評価を下げる結果となりますし、税務署サイドの見方も厳しくなっていきます。気づけば、毎年のように税務調査が入っていたなんてことにならないように「バランス」に気を付けましょう。

• 領収書の整理と保存

基本的に帳簿から追っかけて確認できるのであれば形式は自由です。スクラップブックに貼ってもいいし、ノートに貼っても大丈夫です。ある程度わかりやすく保管してないと、調査時に確認された時自分でもわからなくなってしまうので要注意です。

領収書は確定申告の際に一緒に提出しなければならないというわけではありません。税務署も大量の領収書を提出されても保管場所に困ります。そのため、領収書は経費の証拠書類として納税者自身が保管しておくことになっています。

基本的には、７年間保存となっています。決算関係の書類を段ボール等にまとめて後から確認できるように保管しておくのが良いと思います。